Zotero è un RMS open source prodotto dalla Corporation for Digital Scholarship, associazione no profit che si dedica allo sviluppo di software per le comunità scientifiche.

Questo RMS è disponibile gratuitamente per tutti i sistemi operativi: Windows, Macintosh e Linux, con la possibilità di un ampliamento dello spazio di archiviazione a pagamento. Per usare Zotero è necessario scaricare il software nel proprio dispositivo su www.zotero.org da Download.

Con il download Zotero rende subito disponibile per l'installazione, in base al browser usato, il plug-in Zotero Connector, un'estensione per Chrome, Firefox o Safari, che individua nella pagina web aperta se ci sono riferimenti bibliografici (dal catalogo di una biblioteca o di un editore commerciale, da una banca dati ecc) e rende disponibile un'icona (a forma di libro se la pagina web contiene solo una citazione, a forma di cartella, nella quale si possono selezionare solo alcune risorse, se la pagina contiene più citazioni), con cui catturare il riferimento bibliografico e inserirlo nella propria libreria.

Zotero Connector permette anche di catturare come citazione bibliografica l'url di una pagina web e aggiungerla alla propria libreria, offrendo la possibilità di salvare anche uno screenshot della pagina così come si presenta nel momento in cui viene citata (dal comando Save Zotero snapshot). Zotero Connector non funziona con il browser Internet Explorer/Edge.

Per i dispositivi mobili o per browser non compresi nel caso precedente, Zotero mette a disposizione il plug-in Zotero Bookmarklet, dalle funzionalità ridotte rispetto a Connector e con istruzioni d'uso diverse in base al browser o al sistema operativo del tablet/smartphone ecc..

Come negli altri RMS anche in Zotero compare un menu a sinistra per la gestione della propria libreria, che può essere suddivisa in cartelle e in gruppi in condivisione (una stessa citazione può essere inclusa in più cartelle o gruppi). Al centro viene visualizzata la lista dei riferimenti bibliografici e a destra il dettaglio della citazione selezionata. 

Gli allegati vengono salvati automaticamente se disponibili insieme alle citazioni catturate online (è possibile disattivare questo automatismo se non interessa) o possono essere aggiunti manualmente con il drag and drop (o dall'icona con la clip dell'attach) nella cartella della citazione relativa. 

Per aggiungere manualmente una citazione cliccare sull'icona verde con il segno più. E' possibile aggiungere una citazione velocemente inserendo solo uno dei codici identificativi (ISBN, DOI ecc.) e cliccando sull'icona successiva a forma di bacchetta magica (Add Item by Identifier): Zotero caricherà automaticamente la citazione completa.

Per chi lavora su più dispositivi, Zotero mette a disposizione la funzionalità Sync, che permette di sincronizzare automaticamente le versioni della propria libreria. E' infatti possibile creare gratuitamente su www.zotero.org da Login un proprio account, dove archiviare come server sia la libreria che i dati ad essa associati (allegati, note personali, gruppi ecc...). Dal menu Zotero Preferences > Sync è possibile selezionare la funzionalità di sincronizzazione automatica, che permette di mantenere allineata alla stessa versione la libreria di Zotero da qualunque dispositivo si lavori, impostando questa opzione su ogni dispositivo. La sincronizzazione funziona anche per dispositivi con sistemi operativi diversi.

Se capita di lavorare su dispositivi diversi dai propri (un pc della biblioteca, un pc disponibile in altra sede di lavoro ecc.) è possibile portare con sé la propria libreria Zotero esportandola su memoria esterna (chiavetta USB o hard disk esterno) da File > Export Library. Dal menu di Zotero del pc esterno è possibile da File > Import averla nuovamente a disposizione.

Sempre con l'account Zotero è possibile condividere riferimenti bibliografici con altri utenti online creando gruppi o partecipando ad essi. Dal menu Groups è si può accedere ad un gruppo pubblico o accettare l'invito di un membro di un gruppo privato, oppure creare una libreria condivisa con altri utenti, pubblica o privata. Dal menu Group libraries è possibile, dal proprio dispositivo, accedere alle librerie condivise, che necessariamente per restare aggiornate devono essere allineate grazie l'attivazione della funzione Sync.

Word Processor plug-in è un'estensione di Zotero scaricabile gratuitamente per Microsoft Word, LibreOffice, and Google Docs. Una volta installata, compariranno nella barra degli strumenti dell'editor di testo due comandi per facilitare la gestione dei riferimenti bibliografici archiviati nella propria libreria, durante la stesura di un documento. Dall'icona Add/Edit Citation è possibile inserire, dove è posizionato il cursore, una citazione bibliografica catturandola dalla propria libreria e scegliendo uno stile citazionale. Dall'icona Add/Edit Bibliography è possibile inserire nel testo ed editare in base ad uno stile citazionale scelto una bibliografia finale, creata automaticamente dalle citazioni presenti nel documento.

Nel caso in cui lo stile citazionale scelto non sia presente tra quelli offerti di default da Zotero, è possibile su Zotero Style Repository accedere ad altri stili citazionali non inclusi, installarli e salvarli con nome nella propria lista.

Recentemente Zotero ha introdotto anche il nuovo strumento ZoteroBib che permette, senza dover scaricare Zotero, di inserire in un box di ricerca un elemento di un riferimento bibliografico (ISBN, DOI, URL, titolo ecc..) e ottenere una citazione completa in uno dei più di 9000 stili citazionali disponibili. Queste citazioni vengono restituite organizzate in una bibliografia editabile ed esportabile nel proprio editor di testo.

Il Sistema bibliotecario a mette a disposizione un manuale cartaceo sull'uso di Zotero: J. Puckett, Zotero: a guide for librarians, researchers and educators, Chicago, Association of College and Research Libraries, 2017.

Dello stesso autore, bibliotecario presso la Georgia State University Library, guida online e videotutorial sempre aggiornati su Zotero in: Zotero LibGuide.