I Reference Management Software

1. A cosa serve un RMS

Nella pagina web del Sistema Bibliotecario di Ateneo (www.sba.unifi.it) dal menu Trova le risorse si accede ad una serie di consigli su come utilizzare alcuni software per la gestione delle bibliografie detti anche Citation Management Tools o Reference Management Software:

Presentiamo brevemente nei prossimi capitoli questi strumenti, il cui uso è consigliato per la gestione di bibliografie ampie quali quelle per la redazione di una tesi di laurea o di un elaborato accademico, dal momento che le funzionalità previste permettono la gestione delle citazioni bibliografiche in modo semplice e veloce.

Cosa è possibile fare con un Reference Management Software (RMS):

• Raccogliere riferimenti bibliografici

Costruire cioè una propria "libreria", spesso importando automaticamente le citazioni nel RMS scelto da un catalogo (come OneSearch) o da una banca dati sia in abbonamento che libera sul web (Web of Science, Scopus, PubMed ecc... ) oppure estraendo i dati delle citazioni in un file, di solito in formato RIS, che poi può essere importato nel RMS scelto. 

I dati della citazione (detti metadati, cioè "dati di dati") includono di solito le informazioni bibliografiche di base (autore, titolo, paginazione, data di pubblicazione ecc.), ma anche altri elementi come: identificatori univoci numerici (ISBN per le monografie, ISSN per le riviste, DOI, ossia link permanente della versione digitale, ecc ...), parole chiave, soggetti, abstract.

• Conservare e organizzare i riferimenti bibliografici in un database

Una volta raccolte, le citazioni bibliografiche possono essere organizzate in gruppi o cartelle in base a diversi criteri (per argomento, progetto, autore, lingua ecc...), con la possibilità che un riferimento possa appartenere anche a più di un gruppo, ed eventualmente essere editate e arricchite con note.

• Formattare i riferimenti raccolti in bibliografie

Altre funzionalità avanzate:

• Arricchire la citazione bibliografica con il full text

Ormai molti RMS permettono di collegare il riferimento bibliografico al relativo full text scaricato, sia in PDF che in altri formati, rendendo possibile la creazione di un vero e proprio data set di contenuti, oltre che di metadati. In alcuni casi si possono realizzare database multimediali, con link a file audio, video, o di immagini, anche se in genere la versione web dei RMS mette a disposizione uno spazio limitato, a volte estendibile a pagamento, rispetto alla versione desktop.

• Condividere i riferimenti bibliografici

Alcuni strumenti dei RMS rispondono all'esigenza sempre più diffusa di condividere citazioni bibliografiche con altri colleghi o gruppi di lavoro, offrendo la possibilità di girare ad altre persone l'intera propria collezione di metadati o creare delle raccolte di riferimenti bibliografici condivise per un particolare progetto da svolgere in collaborazione. Anche le note alle citazioni possono essere non solo condivise, ma riannotate da altri, in modo da favorire discussioni a distanza su riferimenti bibliografici e loro contenuti. 

• Lavorare da dispositivi mobili e in cloud

Molti RMS infine offrono l'opportunità di usare delle interfacce responsive, adattabili al lavoro agile con smartphone o tablet, oltre a dare l'opzione di scelta tra la versione desktop e quella web, che mantiene i dati in cloud accessibili dal proprio account.

2. La scelta del RMS più adatto

• Analisi delle proprie necessità

E' importante definire preliminarmente i propri bisogni per avere ben chiaro quali funzionalità del RMS tra quelle offerte si pensa di sfruttare maggiormente, in modo da indirizzare la scelta verso i prodotti che le garantiscano.

Un esempio può essere la scelta tra la versione desktop e la versione web del RMS a seconda che si lavori soprattutto da un unico dispositivo e da una postazione dove non sempre è garantito l'accesso alla rete oppure si lavori da più dispositivi e con reti istituzionali e convenga quindi avere i propri dati in remoto. In ogni caso EndNote, Mendeley e Zotero offrono la possibilità di sincronizzare le due versioni, utilizzabili in base alle necessità.

Altri esempi possono essere la valutazione della compatibilità del RMS con il sistema operativo usato (e la sua versione), con l'editor di testo (e il plug-in che di solito è necessario per il colloquio tra i due), con i diversi eventuali dispositivi mobili in uso (tablet o smartphone, a volte intercambiabili solo con l'uso di app specifiche).

Infine va tenuto conto di eventuali esigenze specifiche, come ad esempio la necessità di raccogliere citazioni bibliografiche in lingue o alfabeti diversi, dover archiviare molti contenuti (o non solo file di testo ma anche immagini, audio, video), dover usare stili citazionali non comuni.

Per confrontare velocemente le diverse funzionalità di questi strumenti può essere utile la consultazione di una pagina di Wikipedia sempre aggiornata che permette di visualizzare in modo schematico le informazioni principali sui più diffusi RMS: Comparison of reference management software

Oltre ai RMS più usati che saranno illustrati nei prossimi capitoli, si segnala che ne esistono molti altri, che per motivi di spazio e opportunità non comprendiamo in questo corso e per il momento segnaliamo a titolo informativo: RefWorks, EasyBib, Citavi, Docear ecc.

Attenzione!

Nel settore accademico ingegneri, fisici, matematici, informatici e chimici spesso utilizzano il linguaggio di marcatura LaTeX, particolarmente efficace per l'impaginazione di formule matematiche. Pur non essendo propriamente un RMS, LaTeX può essere utile anche per la gestione dei riferimenti bibliografici. 

Il formato, e nello stesso tempo lo strumento, necessario per l'importazione di riferimenti bibliografici in LaTeX è BibTeX. (.bib). 

OneSearch mette a disposizione le proprie citazioni in BibTeX, selezionando il risultato di interesse e cliccando in alto a destra sull'icona "citazione":

Web of Science permette l'esportazione delle proprie citazioni in BibTeX da: Esprta > Other File Format > Other Reference Format > BibTeX.

Scopus lo stesso da: Export > BibTeX.

Anche Google Scholar da Impostazioni >  Risultati di Ricerca > Gestione Bibliografia permette di scegliere se mostrare sotto il riferimento bibliografico il link per l'importazione delle citazioni e di selezionare BibTeX.

La biblioteca di Ingegneria da tempo mette a disposizione per il prestito manuali aggiornati per l'uso di LaTeX.

Tutorial sull'uso di BibTeX per la gestione dei riferimenti bibliografici in questo formato e con questo strumento si trovano in: www.bitex/Using

2.1. EndNote

EndNote

EndNote è prodotto da Clarivate Analytics ed è considerato uno dei primi RMS, perché già attivo dagli anni '80.

EndNote Basic è la versione web gratuita, limitata rispetto a quella desktop (proprietaria e a pagamento) come numero di riferimenti bibliografici archiviabili, spazio disponibile per la conservazione dei full text nella propria "libreria", numero di stili citazionali disponibili e numero di banche dati da poter interrogare dall'ambiente EndNote. La versione desktop e quella online sono sincronizzabili.

Per usare EndNote Basic è necessario creare un proprio account sulla pagina www.myendnoteweb.com oppure cliccare su EndNote in alto nella homepage della banca dati Web of Science. E' possibile, se già si possiedono, utilizzare le credenziali di accesso all'account personale di Web of Science, Facebook, LinkedIn.

Al primo accesso viene subito proposto in homepage un menu Getting started che permette di esplorare le principali funzionalità di questo RMS raggruppate in tre macrogruppi al centro: Find, Store & Share, Create.

Questo menu resta comunque a disposizione anche successivamente dal link in alto a destra Show Getting Started Guide

Esploriamo EndNote dalla barra degli strumenti in alto a partire da sinistra:

My References è il menu principale di EndNote, dove si trovano i riferimenti bibliografici archiviati nella propria libreria. All My References si riferisce a tutta la libreria, [Unfiled] sono le citazioni non comprese in alcun gruppo, Quick list è una lista temporanea che tiene separati i riferimenti su cui si sta lavorando, My Groups contiene i riferimenti bibliografici divisi in gruppi.

Collect permette la raccolta dei riferimenti in base a tre modalità: 

• Online search: consente la ricerca di riferimenti bibliografici (non di full text!) su banche dati e cataloghi online con cui WOS ha accordi di scambio di metadati, quindi WOS Core Collection, ma anche PubMed, Library of Congress e altri importanti cataloghi internazionali (non tutto l'elenco funziona sempre). Le banche dati ed i cataloghi sono selezionabili e interrogabili uno alla volta (è possibile salvare anche un gruppo di preferiti), cliccando sul pulsante "connect" e impostando la ricerca per parola chiave su quattro campi, anche con l'uso di operatori booleani. I risultati possono essere ordinati per autore, titolo o anno di pubblicazione.

• New reference: permette la creazione manuale di riferimenti bibliografici che non sono disponibili in altre banche dati o cataloghi, come tesi di laurea o letteratura grigia o documenti ancora in corso di stampa. L'inserimento deve essere fatto manualmente per campi, proposti in base al "reference type", ossia alla tipologia di documento da selezionare in alto.

• Import references: dà la possibilità di importare bibliografie già possedute o elaborate per lavori precedenti, da file che necessariamente devo essere stati redatti con stili riconosciuti da EndNote Basic.

Organize permette con le sue opzioni di creare, modificare, rimuovere, rinominare gruppi distinti di riferimenti bibliografici, in base ad esigenze di lavoro o di archiviazione dati, inserendo lo stesso riferimento bibliografico anche in più gruppi senza duplicarlo. Tra le opzioni due strumenti molto utili: uno per individuare eventuali doppi da riunire in un'unica citazione (Find Duplicates) e quello di gestione dei full text (Manage Attachments). La funzionalità più importante è quella di "share" (Other's Group), per la condivisone con altri utenti delle proprie citazioni, tenendo presente che anche l'utente con cui condividere i dati deve avere un proprio account su EndNote. 

Format dà la possibilità di creare una bibliografia selezionando i propri riferimenti bibliografici e formattandoli secondo uno stile citazionale scelto dal menu Bibliographic style. Da File format si sceglie in formato del file di output: TXT testo semplice, HTML per l'inserimento in una pagina web, RTF per il proprio editor di testo. Anche da questo menu è possible accedere al plug-in Cite While You Write che vedremo più avanti nel menu Downloads.

Match permette di spostarsi nell'altro ambiente proprietario di Clarivate Analytics, Master Journal List, che consente, inserendo titolo, abstract e citazioni bibliografiche del proprio manoscritto (Match Manuscript), di trovare la rivista scientifica più adatta cui sottoporre l'elaborato per la pubblicazione.

Options serve per la gestione e l'eventuale modifica dell impostazioni del proprio account (password, email address, profile information ecc..).

Downloads presenta i plug-in disponibili per l'estensione delle funzionalità di EndNote Basic:

• Cite While You Write consente un efficace collegamento con l'editor di testo Microsoft Word (sia per sistema operativo MS Windows che per Macintosh). Dopo la sua installazione, MS Word si doterà di una nuova barra degli strumenti derivata da EndNote con la quale sarà possibile: catturare una citazione bibliografica dalla propria libreria (comando "lente di ingrandimento"), inserirla nel testo nel punto in cui si trova il cursore e contemporaneamente nei riferimenti bibliografici in fondo al documento, in modo da costruire automaticamente la bibliografia finale (comando "insert").

• Capture permette di installare nel proprio browser il pulsante Capture Reference che consente di catturare i riferimenti bibliografici presenti in una pagina web, compreso se interessa l'url della pagina stessa, e salvarli nella propria libreria (My References).

• EndNote Click consente l'accesso ai full text collegati alle citazioni bibliografiche, sia quando sono ad accesso aperto, sia quando sono scaricabili per un abbonamento attivato dalla propria istituzione. I PDF vengono importati come allegati nella libreria di EndNote e sono accessibili direttamente dalle citazioni relative.

Da OneSearch è possibile importare direttamente un riferimento bibliografico nella propria libreria di EndNote dall'icona in alto "citazione"

WOS è pienamente integrato con EndNote perché fa parte dello stesso gruppo editoriale (Clarivate Analytics). Un riferimento bibliografico può essere esportato direttamente in EndNote da: Export > EndNote Online (o EndNote Desktop per la versione a pagamento).

Nello stesso tempo nell'ambiente WOS, se autenticati con il proprio account WOS/EndNote, è possibile visualizzare tra i risultati di una ricerca i riferimenti bibliografici già inseriti nella propria libreria EndNote.

Scopus permette di esportare i propri riferimenti bibliografici in formato RIS da: Export > RIS Format, importabile poi in  EndNote come abbiamo visto da Collect > Import References.

2.2. Mendeley

Mendeley

Mendeley è un prodotto dell'editore Elsevier ed è nello stesso tempo un RMS e un social network accademico, cioè come ResearchGate e Academia.edu, un social network usato per costruire una rete di contatti con i quali condividere i propri lavori scientifici caricati su un profilo social (si veda il capitolo Lo scenario attuale).

Anche Mendeley è un RMS fornito di una versione ad accesso gratuito ed una a pagamento (premium), dotata di una più ampia capacità di archiviazione e di condivisione di contenuti. Entrambe le versioni sono disponibili per i sistemi operativi Windows, Macintosh e Linux.

Per accedere alla versione gratuita di Mendeley occorre creare un account personale in www.mendeley.com, indicando il proprio profilo professionale e l'ambito disciplinare di riferimento. Subito viene messa a disposizione dell'utente al primo accesso una breve guida all'uso dello strumento. Per una guida più dettagliata e help su specifiche funzionalità: Mendeley Guides.

I link in alto a destra portano nei vari ambienti di Mendeley, consentendo la navigazione tra funzionalità più ampie rispetto al solo strumento di RMS.

Search permette di svolgere ricerche di citazioni in un catalogo implementato volontariamente dagli utenti che condividono riferimenti bibliografici ed eventualmente full text della propria libreria.

Groups è l'ambiente dove sono visibili gruppi pubblici nati per la condivisione di riferimenti bibliografici, full text e annotazioni di commento su argomenti e settori disciplinari specifici. Per la creazione di gruppi privati, si veda più avanti il link Library.

Mendeley nelle sue funzionalità di RMS è disponibile nel link Library:

Library è la collezione di riferimenti bibliografici, che una volta implementata, è visualizzabile al centro della pagina, mentre a destra si apre il dettaglio di ogni documento selezionato, con la possibilità di aggiungere note e caricare il full text.

L'intera libreria (All references) può essere consultata nel dettaglio accedendo a sottomenu e cartelle, organizzabili da Add new in alto: Recently Read, Recently Added, Favorites, My Pubblications. Il campo in alto a destra search permette la ricerca tra le citazioni raccolte. Trash serve all'eliminazione dei riferimenti.

Add new permette di importare full text di documenti o inserire intere cartelle (File(s) from computer), caricabili anche da Upload documents now al centro della pagina, inserire un riferimento bibliografico manualmente (Add manual entry) oppure importare intere bibliografie (Import library) da EndNote, in formato RIS, o da BibTeX in formato BIB.

Collections consente di organizzare i riferimenti bibliografici in più collezioni relative a progetti, attività, lavori diversi, senza duplicarne i contenuti.

Private groups permette di creare gruppi di lavoro privati (new group) mettendo in condivisione riferimenti bibliografici, i full text e le annotazioni personali. Si tratta della funzionalità più efficace di Mendeley, perché sfrutta la sinergia della doppia natura di questo strumento come RMS e come social network accademico.

Notebook in alto a sinistra apre un editor di testo sulla destra dove poter inserire e salvare le proprie annotazioni o incollare parti dei full text e personalizzarle. Dalla porzione di testo copiata è possibile con un click risalire al full text dal quale è stata estrapolata.

Dal menu che si apre sotto il proprio nome in alto a destra si accede ai dati del proprio profilo (Settings & privacy) e alle varie guide e al materiale di supporto per l'uso dello strumento (Help Guides, Support Center). Le opzioni più funzionali si trovano al link Download Mendeley, da cui è possibile scaricare la versione desktop a pagamento di Mendeley e i due plug-in gratuiti: Web Importer e Citation Plugin, oltre alle App per l'uso di Mendeley dai propri dispositivi mobili.

Mendeley Web Importer è un plug-in gratuito che consente l'integrazione di Mendeley con il browser usato per la navigazione sul web e permette l'importazione automatica di una citazione bibliografica da un catalogo online, una banca dati accademica o un motore di ricerca nella propria libreria attraverso il pulsante Add to Mendeley. 

Mendeley Cite è un plug-in gratuito che consente di estendere le funzionalità di Mendeley come RMS alla scrittura di un documento in Microsoft Word, in particolare permette: l'inserimento delle citazioni bibliografiche direttamente dalla propria libreria, la creazione automatica di una bibliografia finale allineata alle citazioni e la scelta/modifica dello stile citazionale. Queste funzionalità sono direttamente accessibili dalla barra degli strumenti di Word, dal bottone Mendeley Cite, cliccando sul quale si apre una finestra a destra (o una pagina pop up a scelta) con cui interagire con Mendeley RMS senza uscire dall'ambiente dell'editor di testo.

Indipendentemente dal plug-in appena visto:

Scopus e Mendeley sono perfettamente integrati perché entrambi proprietà dall'editore Elsevier. Per inserire nella propria libreria una citazione bibliografica trovata in Scopus, dal comando Export è possibile selezionare direttamente il RMS Mendeley.

Lanciando una ricerca in Scopus, se si è loggati in Mendeley, compare un link (View Mendeley Data) ai dati che rispondono alla query e che si trovano caricati nell'ambiente di Mendeley come social network accademico dedicato ai datasets.

Da Web of Science invece per esportare una citazione bibliografica ed inserirla nella propria libreria di Mendeley è necessario passare dal comando Export > Other File Formats > Other Reference Software. In questo modo la citazione sarà esportata in formato TXT. Può essere anche scelta l'opzione BibTeX o HTML, in questo caso da Mendeley si possono importare le citazioni da Add > Import BibTeX e Add > Import Endnote.

Per guide e videotutorial sempre aggiornati su Mendeley: Mendeley LibGuide

2.3. Zotero

Zotero è un RMS open source prodotto dalla Corporation for Digital Scholarship, associazione no profit che si dedica allo sviluppo di software per le comunità scientifiche.

Questo RMS è disponibile gratuitamente per tutti i sistemi operativi: Windows, Macintosh e Linux, con la possibilità di un ampliamento dello spazio di archiviazione a pagamento. Per usare Zotero è necessario scaricare il software nel proprio dispositivo su www.zotero.org da Download.

Con il download Zotero rende subito disponibile per l'installazione, in base al browser usato, il plug-in Zotero Connector, un'estensione per Chrome, Firefox o Safari, che individua nella pagina web aperta se ci sono riferimenti bibliografici (dal catalogo di una biblioteca o di un editore commerciale, da una banca dati ecc) e rende disponibile un'icona (a forma di libro se la pagina web contiene solo una citazione, a forma di cartella, nella quale si possono selezionare solo alcune risorse, se la pagina contiene più citazioni), con cui catturare il riferimento bibliografico e inserirlo nella propria libreria.

Zotero Connector permette anche di catturare come citazione bibliografica l'url di una pagina web e aggiungerla alla propria libreria, offrendo la possibilità di salvare anche uno screenshot della pagina così come si presenta nel momento in cui viene citata (dal comando Save Zotero snapshot). Zotero Connector non funziona con il browser Internet Explorer/Edge.

Per i dispositivi mobili o per browser non compresi nel caso precedente, Zotero mette a disposizione il plug-in Zotero Bookmarklet, dalle funzionalità ridotte rispetto a Connector e con istruzioni d'uso diverse in base al browser o al sistema operativo del tablet/smartphone ecc..

Come negli altri RMS anche in Zotero compare un menu a sinistra per la gestione della propria libreria, che può essere suddivisa in cartelle e in gruppi in condivisione (una stessa citazione può essere inclusa in più cartelle o gruppi). Al centro viene visualizzata la lista dei riferimenti bibliografici e a destra il dettaglio della citazione selezionata. 

Gli allegati vengono salvati automaticamente se disponibili insieme alle citazioni catturate online (è possibile disattivare questo automatismo se non interessa) o possono essere aggiunti manualmente con il drag and drop (o dall'icona con la clip dell'attach) nella cartella della citazione relativa. 

Per aggiungere manualmente una citazione cliccare sull'icona verde con il segno più. E' possibile aggiungere una citazione velocemente inserendo solo uno dei codici identificativi (ISBN, DOI ecc.) e cliccando sull'icona successiva a forma di bacchetta magica (Add Item by Identifier): Zotero caricherà automaticamente la citazione completa.

Per chi lavora su più dispositivi, Zotero mette a disposizione la funzionalità Sync, che permette di sincronizzare automaticamente le versioni della propria libreria. E' infatti possibile creare gratuitamente su www.zotero.org da Login un proprio account, dove archiviare come server sia la libreria che i dati ad essa associati (allegati, note personali, gruppi ecc...). Dal menu Zotero Preferences > Sync è possibile selezionare la funzionalità di sincronizzazione automatica, che permette di mantenere allineata alla stessa versione la libreria di Zotero da qualunque dispositivo si lavori, impostando questa opzione su ogni dispositivo. La sincronizzazione funziona anche per dispositivi con sistemi operativi diversi.

Se capita di lavorare su dispositivi diversi dai propri (un pc della biblioteca, un pc disponibile in altra sede di lavoro ecc.) è possibile portare con sé la propria libreria Zotero esportandola su memoria esterna (chiavetta USB o hard disk esterno) da File > Export Library. Dal menu di Zotero del pc esterno è possibile da File > Import averla nuovamente a disposizione.

Sempre con l'account Zotero è possibile condividere riferimenti bibliografici con altri utenti online creando gruppi o partecipando ad essi. Dal menu Groups è si può accedere ad un gruppo pubblico o accettare l'invito di un membro di un gruppo privato, oppure creare una libreria condivisa con altri utenti, pubblica o privata. Dal menu Group libraries è possibile, dal proprio dispositivo, accedere alle librerie condivise, che necessariamente per restare aggiornate devono essere allineate grazie l'attivazione della funzione Sync.

Word Processor plug-in è un'estensione di Zotero scaricabile gratuitamente per Microsoft Word, LibreOffice, and Google Docs. Una volta installata, compariranno nella barra degli strumenti dell'editor di testo due comandi per facilitare la gestione dei riferimenti bibliografici archiviati nella propria libreria, durante la stesura di un documento. Dall'icona Add/Edit Citation è possibile inserire, dove è posizionato il cursore, una citazione bibliografica catturandola dalla propria libreria e scegliendo uno stile citazionale. Dall'icona Add/Edit Bibliography è possibile inserire nel testo ed editare in base ad uno stile citazionale scelto una bibliografia finale, creata automaticamente dalle citazioni presenti nel documento.

Nel caso in cui lo stile citazionale scelto non sia presente tra quelli offerti di default da Zotero, è possibile su Zotero Style Repository accedere ad altri stili citazionali non inclusi, installarli e salvarli con nome nella propria lista.

Recentemente Zotero ha introdotto anche il nuovo strumento ZoteroBib che permette, senza dover scaricare Zotero, di inserire in un box di ricerca un elemento di un riferimento bibliografico (ISBN, DOI, URL, titolo ecc..) e ottenere una citazione completa in uno dei più di 9000 stili citazionali disponibili. Queste citazioni vengono restituite organizzate in una bibliografia editabile ed esportabile nel proprio editor di testo.

Il Sistema bibliotecario a mette a disposizione un manuale cartaceo sull'uso di Zotero: J. Puckett, Zotero: a guide for librarians, researchers and educators, Chicago, Association of College and Research Libraries, 2017.

Dello stesso autore, bibliotecario presso la Georgia State University Library, guida online e videotutorial sempre aggiornati su Zotero in: Zotero LibGuide.