Nella pagina web del Sistema Bibliotecario di Ateneo (www.sba.unifi.it) dal menu Trova le risorse si accede ad una serie di consigli su come utilizzare alcuni software per la gestione delle bibliografie detti anche Citation Management Tools o Reference Management Software:

Presentiamo brevemente nei prossimi capitoli questi strumenti, il cui uso è consigliato per la gestione di bibliografie ampie quali quelle per la redazione di una tesi di laurea o di un elaborato accademico, dal momento che le funzionalità previste permettono la gestione delle citazioni bibliografiche in modo semplice e veloce.

Cosa è possibile fare con un Reference Management Software (RMS):

• Raccogliere riferimenti bibliografici

Costruire cioè una propria "libreria", spesso importando automaticamente le citazioni nel RMS scelto da un catalogo (come OneSearch) o da una banca dati sia in abbonamento che libera sul web (Web of Science, Scopus, PubMed ecc... ) oppure estraendo i dati delle citazioni in un file, di solito in formato RIS, che poi può essere importato nel RMS scelto. 

I dati della citazione (detti metadati, cioè "dati di dati") includono di solito le informazioni bibliografiche di base (autore, titolo, paginazione, data di pubblicazione ecc.), ma anche altri elementi come: identificatori univoci numerici (ISBN per le monografie, ISSN per le riviste, DOI, ossia link permanente della versione digitale, ecc ...), parole chiave, soggetti, abstract.

• Conservare e organizzare i riferimenti bibliografici in un database

Una volta raccolte, le citazioni bibliografiche possono essere organizzate in gruppi o cartelle in base a diversi criteri (per argomento, progetto, autore, lingua ecc...), con la possibilità che un riferimento possa appartenere anche a più di un gruppo, ed eventualmente essere editate e arricchite con note.

• Formattare i riferimenti raccolti in bibliografie

Durante la scrittura di un elaborato o di una tesi, i RMS permettono di inserire direttamente nel testo i riferimenti bibliografici raccolti tramite dei plug-in per i principali editor di testo (come Microsoft Word), compatibili anche con software open source (come OpenOffice). E' possibile gestire le note bibliografiche durante la scrittura mantenendole allineate alla bibliografia finale, che può essere formattata in base a diversi stili citazionali. 

Altre funzionalità avanzate:

• Arricchire la citazione bibliografica con il full text

Ormai molti RMS permettono di collegare il riferimento bibliografico al relativo full text scaricato, sia in PDF che in altri formati, rendendo possibile la creazione di un vero e proprio data set di contenuti, oltre che di metadati. In alcuni casi si possono realizzare database multimediali, con link a file audio, video, o di immagini, anche se in genere la versione web dei RMS mette a disposizione uno spazio limitato, a volte estendibile a pagamento, rispetto alla versione desktop.

• Condividere i riferimenti bibliografici

Alcuni strumenti dei RMS rispondono all'esigenza sempre più diffusa di condividere citazioni bibliografiche con altri colleghi o gruppi di lavoro, offrendo la possibilità di girare ad altre persone l'intera propria collezione di metadati o creare delle raccolte di riferimenti bibliografici condivise per un particolare progetto da svolgere in collaborazione. Anche le note alle citazioni possono essere non solo condivise, ma riannotate da altri, in modo da favorire discussioni a distanza su riferimenti bibliografici e loro contenuti. 

• Lavorare da dispositivi mobili e in cloud

Molti RMS infine offrono l'opportunità di usare delle interfacce responsive, adattabili al lavoro agile con smartphone o tablet, oltre a dare l'opzione di scelta tra la versione desktop e quella web, che mantiene i dati in cloud accessibili dal proprio account.

Sull'uso di questi software la biblioteca di ingegneria mette a disposizione per il prestito: Citation management tools: a practical guide for librarians